Lean Recruitment: il Processo Snello nella Ricerca e Selezione del Personale

Nell’ambito delle iniziative promosse dalla delegazione AIF Veneto e Friuli Venezia Giulia, si è recentemente tenuto un coinvolgente webinar dedicato al tema del Lean Recruitment. L’incontro ha visto come ospite l’autore del libro omonimo, Dr. Fabio Sola, autorevole nel campo della consulenza in risorse umane con oltre 25 anni di esperienza come senior partner di Praxi. A dare il benvenuto, a nome del Presidente delle delegazioni AIF, è stata Anna Malaguti, vice presidente del direttivo, che ha ricordato il successo del programma di eventi formativi avviato dall’inizio dell’anno che ha toccato temi cruciali come la gestione del conflitto, l’evoluzione delle carriere e il ruolo dell’intelligenza artificiale nel reclutamento del personale.

Il webinar si è aperto con una breve introduzione di Giovanna Combatti, membro del direttivo del Veneto e Friuli Venezia Giulia, appassionata consulente di direzione per le risorse umane e della ricerca e selezione da qualche lustro, nonché titolare di Niederdorf Italia. Giovanna Combatti ha menzionato l’importanza crescente del processo di selezione del personale in un contesto in cui le risorse umane rappresentano la chiave per la crescita e l’innovazione delle imprese: “Oggi più che mai, la capacità di individuare e attrarre talenti è una delle sfide più critiche per le organizzazioni e l’approccio lean proposto nel libro dell’autore può rappresentare una svolta per chi si occupa di selezione.”

Il concetto di Lean Recruitment
Durante la sessione introduttiva, il Dr. Sola ha illustrato l’essenza del Lean Recruitment, un metodo basato sull’eliminazione degli sprechi nel processo di selezione per migliorare l’efficacia delle assunzioni. Questo approccio, mutuato dal lean manufacturing, si concentra sul ridurre i tempi inutili, migliorando la qualità dei candidati e minimizzando errori o inefficienze che spesso derivano da processi destrutturati e mal gestiti.

“Le risorse umane sono al centro delle strategie aziendali”, ha sottolineato il Dr. Sola “e il mancato reperimento delle persone giuste può bloccare o rallentare progetti fondamentali.” Attraverso l’uso di tecniche di selezione avanzate e processi migliorati, l’obiettivo del Lean Recruitment è fornire risultati ottimali in tempi ridotti, con la soddisfazione di tutte le parti coinvolte: recruiter, hiring manager (responsabile delle assunzioni) e candidati.

Il dialogo con l’autore
Nel corso del webinar, il Dr. Sola ha spiegato come l’idea del libro sia nata dall’esigenza di un cambiamento post-Covid, quando l’importanza di processi di selezione più snelli e razionali si è fatta ancora più evidente. Ha suddiviso il libro in due macro-sezioni: Azione e Pensiero, evidenziando come entrambe siano fondamentali per una selezione di successo. L’azione pratica infatti non può prescindere dalla riflessione strategica e dall’analisi critica.

Un altro tema centrale toccato dal Dr. Sola è stata l’importanza del lavoro di squadra nel processo di selezione. Coinvolgere più persone nel team di selezione e creare un ambiente di confronto creativo può portare a soluzioni più efficaci, riducendo il rischio di errori. Ha fatto l’esempio di due hiring manager all’interno della medesima azienda, con tassi di assunzione molto diversi: in presenza di un eccellente supporto a monte da parte del team di recruitment, l’eccessiva selettività dell’uno rispetto all’altro non portava performance migliori. Si trattava in pratica, di uno “spreco” di candidati validi, che determinava un indubbio svantaggio per l’organizzazione .

Il workshop
Il webinar è proseguito con una sessione interattiva in cui i partecipanti si sono suddivisi in tre breakout rooms, ciascuna focalizzata su una tematica specifica:

1. Formazione per i Researcher: Il primo gruppo si è concentrato sulla creazione di un percorso formativo per recruiter poco proattivi e creativi. Si è discusso su come favorire un approccio più attivo, migliorare le competenze relazionali e stimolare la capacità di innovare nei processi di ricerca.
2. Project Management per i Recruiter: Il secondo gruppo ha esplorato come sviluppare la capacità dei recruiter di dettare tempi e ritmi del processo di selezione, promuovendo una gestione più efficiente e orientata al risultato. Si è riflettuto su come coltivare una mentalità da project manager all’interno della selezione del personale.
3. Competenze Negoziali e Persuasive: Il terzo gruppo ha lavorato sull’assertività e sulla capacità di negoziazione, elementi fondamentali quando ci si interfaccia con clienti che possono avere aspettative non realistiche. Si è sottolineata l’importanza di andare oltre le posizioni espresse, cercando di capire gli interessi reali del cliente per facilitare soluzioni più efficaci.

L’esito dei lavori di gruppo
Ciascun gruppo ha condiviso i risultati in plenaria, evidenziando le soluzioni identificate per migliorare le competenze dei recruiter e del loro lavoro in team.

Il primo gruppo ha elaborato un possibile percorso con l’obiettivo di coinvolgere attivamente quei recruiter che mostravano di preferire di lavorare offline, lavorando molto sui documenti, sui curriculum, senza prendere contatto diretto con i candidati. L’obiettivo era volto a generare maggiore attenzione alla parte relazionale.
Il gruppo ha immaginato di partire dall’ascolto dei recruiter e dell’immagine che avevano del loro ruolo. E’ stato previsto poi un approfondimento sul perché della scelta della modalità di selezione offline. Il gruppo dei trainer ha progettato una particolare fase di esercitazione dei recruiter, invitandoli a creare il loro profilo professionale online per poi invitarli ad analizzare l’immagine che quel loro profilo avrebbe fornito ad un possibile datore di lavoro, rilevando soltanto le informazioni scritte. A queste fasi, il team ha immaginato far seguire un esercizio di simulazione di un colloquio.

Il secondo gruppo ha ritenuto che il primo passaggio da proporre a quei recruiter fosse quello di fotografare il punto attuale, facilitando una conversazione aperta volta ad ascoltare tutte le voci, raccogliendo gli elementi attualmente critici. A questo sarebbe succeduto un coinvolgimento delle persone nella individuazione di possibili soluzioni.

Il gruppo di lavoro ha osservato come sia determinante in questo percorso avere un facilitatore che stimoli e spinga tutti ad esprimere il loro pensiero e li supporti nella individuazione di azioni per il miglioramento. Riuscire a “far parlare” le persone è stato dunque il punto ritenuto centrale. Decisivo infine, hanno suggerito i formatori, è quello di definire subito due date successive al primo incontro, nelle quali rivedere le azioni avviate e i progressi ottenuti.

Cosa può essere fatto in più? Questo sarebbe un ulteriore esercizio sul quale ci si immagina di coinvolgere quei recruiter.

Il gruppo di lavoro ha osservato che la modalità efficace in questo caso è quella del team coaching con interazione, ascolto e coinvolgimento delle persone, affiancato all’utilizzo di indicatori e dati al fine di generare condizioni di lavoro autentiche.

Il terzo gruppo ha lavorato sulle competenze di carattere negoziale e persuasivo da sviluppare per i recruiter. Il punto verso il quale sviluppare i selezionatori, ha detto il portavoce, è quello di non fermarsi al titolo della posizione e all’elenco delle attività di una funzione da ricercare. Si tratterà di allenare all’esplorazione degli interessi che non sono stati specificamente espressi dall’Hiring manager che ha la posizione scoperta. Come condurre quelle indagini più approfondite sulle aspettative e come far nascere un cambio di prospettiva possono generare soluzioni efficaci per la selezione e buoni risultati di inserimento.

Conclusioni
Il webinar si è concluso con il riconoscimento degli intervenuti all’incontro con l’autore Fabio Sola, della attualità del tema della selezione, identificando uno spazio interessante per i formatori, che è quello appunto della formazione a sostegno delle figure dedite alla selezione. Si è osservato come gli errori di selezione creino poi grandi problemi alle organizzazioni, rispetto ai quali è difficile tornare indietro.

È stata anche sollevata l’importanza per i recruiter di allenarsi a riconoscere capacità critiche per diversi ruoli o contesti. Qualcuno del gruppo ha menzionato come esempio il mondo della sanità, dove, chi vi opera deve avere la capacità di reggere situazioni di sofferenza altrui e momenti assolutamente faticosi. Quanto è decisivo individuare la loro resilienza, motivazione e capacità di auto-motivazione?

Il webinar si è chiuso quindi con alcune riflessioni condivise dai partecipanti. Molti hanno riconosciuto l’importanza di un approccio formativo per chi si occupa di selezione che, oltre agli aspetti tecnici, si focalizzi su competenze trasversali come la gestione delle relazioni e la capacità di negoziazione.

Il Lean Recruitment, con la sua attenzione all’eliminazione degli sprechi e al miglioramento continuo, è stato considerato un tema di grande attualità e rilevanza per tutti coloro che operano nel settore delle risorse umane.

L’interattività e la modalità collaborativa del webinar hanno reso la sessione particolarmente dinamica e si è rivelata un’opportunità preziosa per stimolare idee e proposte innovative. La selezione del personale, oggi più che mai, richiede competenze sempre più sofisticate e una visione strategica che permetta di attrarre, selezionare e trattenere i migliori talenti.

AIF continuerà a promuovere momenti di confronto e formazione come questo, con l’obiettivo di supportare i professionisti della formazione e delle risorse umane nell’affrontare le sfide sempre più complesse di un mercato del lavoro in continua evoluzione.

Giovanna Combatti

Studi Economia e Management, ruoli commerciali in imprese tessili, cartarie e tecnologia dei polimeri. Responsabile HR in azienda internazionale, curando progetti strategici di cambiamento con team europei. Dal 2000 CEO di Niederdorf Italia Srl, Consulenza di Direzione per le HR, progetti di sviluppo risorse umane in ambito nazionale, internazionale e PA: formazione, coaching, ricerca e selezione e sviluppo organizzativo. Docente al Master Internal Auditing dell’Università di Verona

E-mail: gc@niederdorfitalia.com