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Smart Lab: verso la realizzazione di un modello organizzativo agile

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#Disruptive. Dirompente.
Così è stato l’effetto del cambiamento organizzativo imposto dalla pandemia: disruptive, senza precedenti. Ha trasformato il modo di lavorare anche all’interno delle Pubbliche Amministrazioni, accelerando pratiche già in atto e ponendo sfide che richiedono nuove competenze e dove, inoltre, entrano in gioco dinamiche quali l’innovazione tecnologica, la sostenibilità organizzativa, la leadership e la followershipsmart.

Come gestire, per esempio, i collaboratori e le collaboratrici da remoto? Come auto-organizzare il proprio tempo durante lo smartworking? Quali strumenti utilizzare per lavorare in team, anche a distanza o in modo duale? Come stimolare la collaborazione tra pari in un contesto di lavoro agile e ibrido? Come stimolare l’autonomia e la capacità di adattamento ad un contesto instabile?
Questi esempi, che non sono certo esaustivi, evidenziano quanto il passaggio ad un modello organizzativo agile non sia una semplice scelta, seppur imposta da una pandemia che ha investito i sistemi extra-sanitari, quanto piuttosto una trasformazione complessa e delicata che richiede un percorso di accompagnamento da guidare e monitorare con attenzione.
L’organizzazione agile non è il solo lavoro da remoto, come spesso viene intesa, ma implica un ambiente di lavoro altamente collaborativo, un modello di leadership ripensato, una capacità di team working anche interstrutturale, una forte digitalizzazione. Si realizza in circostanze sia virtuali che fisiche, dove si attivano processi, interdipendenze, flussi, prodotti, interazioni, interscambi e tanto altro. Il modello organizzativo agile, quindi, richiede un processo di graduale rinnovamento i cui obiettivi sono individuati sì nella flessibilità organizzativa, ma soprattutto nell’adozione di comportamenti organizzativi utili a garantire l’efficacia organizzativa e relazionale.

#PianoStrategico21-26
In linea con gli obiettivi del Piano Strategico di Ateneo 2021-2026, all’interno del quale la prospettiva dell’Organizzazione Agile assume una certa rilevanza, abbiamo strutturato un progetto di formazione, chiamato “Smart Lab – verso la realizzazione di un modello organizzativo agile”, con l’obiettivo generale di definire modelli di competenze coerenti con il lavoro agile e ibrido. Un progetto “innovativo, inclusivo e smart” rivolto ad una componente dell’Ateneo, il Personale Tecnico e Amministrativo.

#target
Il progetto Smart Lab è stato realizzato nel corso del 2021, ed è stato rivolto a due distinti target: da una parte Dirigenti e Middle Manager e dall’altra il Personale operativo.
In questo modo abbiamo abbracciato i diversi livelli di responsabilità presenti nella struttura tecnico/organizzativa dell’Ateneo.
Nel caso della componente manageriale abbiamo previsto una serie di incontri laboratoriali e di pillole formative finalizzate a supportare l’organizzazione agile/ibrida e la gestione dei collaboratori e delle collaboratrici da remoto. Questa attività formativa, svolta in micro gruppi e con dinamiche laboratoriali, si è basata sul metodo del coaching di gruppo, centrato sull’analisi dell’auto-caso, al fine di stimolare la co-costruzione di soluzioni d’immediata applicazione. La conduzione degli incontri è stata affidata ad esperti formatori e formatrici esterni, di alta e qualificata professionalità.
Nella parte qualitativa del questionario di gradimento post-intervento, i/le partecipanti hanno definito gli Smart Lab: “Utili e piacevoli. La metodologia utilizzata molto efficace”, “Utili momenti di confronto e riflessione”, “Percorso impegnativo, ma efficace”.
Il percorso comprendeva anche approfondimenti e modelli di riferimento su tre fondamentali capacità manageriali: la gestione dei collaboratori/collaboratrici, la delega e la gestione del conflitto, soft skills che, per il nostro contesto, erano diventate ancor più indispensabili durante l’emergenza sanitaria.
Alcuni/e middle manager hanno espresso l’utilità del percorso e il suggerimento di “Proseguire con queste attività sempre necessarie per un miglioramento continuo”.

#approcciomultidisciplinare
Dall’altra parte, Smart Lab ha offerto al Personale con ruoli operativi una serie di webinar sulle competenze organizzative connesse al lavoro agile/ibrido, come la gestione del tempo lavorativo e delle attività in smartworking. Sono state approfondite le modalità di utilizzo degli strumenti di comunicazione e di collaborazione presenti in Google Workspace, con focus sulle APP ritenute importanti quali strumenti di condivisione, ad esempio: Gmail, Drive, Calendar, Fogli, ecc. 
La conduzione degli incontri è stata affidata a formatori e a formatrici esterni/e che, grazie al loro approccio multidisciplinare, hanno fornito interessanti chiavi di lettura delle varie e diverse situazioni professionali, mediante un linguaggio chiaro e semplice caratterizzato da esempi pratici e momenti di approfondimento.
Il questionario di gradimento ha fatto emergere sia aspetti positivi che suggerimenti e proposte per le edizioni future del percorso. I diversi feedback ricevuti, infatti, sono stati tenuti in considerazione quando il progetto è stato allargato alla maggior parte del personale cafoscarino; questo ha permesso di rendere l’attività più rispondente ai bisogni formativi e lavorativi.

#strumentiagili
Questa sezione del progetto formativo ha offerto una panoramica delle competenze organizzative, in considerazione del potenziamento di una cultura gestionale orientata al lavoro per obiettivi e risultati. Inoltre, essendo un intervento connesso alla trasformazione digitale, il Progetto Smart Lab costituisce una delle misure previste dal Piano Operativo Lavoro Agile (POLA; poi diventato PIAO) e dal Piano degli obiettivi connessi alla certificazione Family Audit. Attraverso quest’ultima certificazione, Ca’ Foscari vede riconosciuto il proprio impegno a garantire la conciliazione vita privata-vita lavorativa e il benessere organizzativo.

#organizzazionecheapprende
Le capacità organizzative, sollecitate durante gli interventi di formazione e di accompagnamento, si sono rinforzate facendo emergere un approccio rinnovato verso la gestione delle Persone e, più in generale, verso il lavoro in Ateneo.
Durante i momenti formativi, passo dopo passo, si è arricchito il “cassetto degli attrezzi” di ciascun/a partecipante, quel cassetto degli attrezzi utile nella sfida contro l’epidemia, che in quel momento rappresentava il nemico numero uno, ma anche nella prospettiva post-pandemica (veniva chiamata la nuova normalità, ricordate?) per affrontare la complessità e l’imprevedibilità del contesto organizzativo.
L’analisi dei risultati del progetto Smart Lab si è rivelata particolarmente positiva, sia in termini di apprendimento, sia di miglioramento dei risultati sul lavoro. A dimostrazione, ancora una volta, che l’agire sulle competenze organizzative trasversali è vitale per l’organizzazione, anzi per il futuro dell’intera organizzazione.

Gli effetti positivi ottenuti dal progetto hanno portato ad estendere il percorso di formazione al resto del Personale, al fine di stimolare costantemente la messa in atto dei comportamenti organizzativi virtuosi, oltre che decisivi per il buon andamento dell’organizzazione, e permettendo al contempo di riorientare i comportamenti potenzialmente controproduttivi.

Il progetto formativo Smart Lab ha esercitato un’influenza positiva anche nella misurazione e valutazione della performance. Ha portato, infatti, ad un miglioramento della valutazione sia dei comportamenti manageriali, focalizzando positività e notevoli punti di forza, sia di quelli organizzativi, focalizzando l’impegno, la collaborazione, il mettersi in gioco e l’autonomia operativa.

Infine, gli effetti del progetto hanno condotto ad una rivisitazione e ad un aggiornamento del set dei comportamenti organizzativi attesi, presenti nel Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance, nell’ottica dell’organizzazione agile e ibrida.

È scaturito, quindi, un nuovo intrigante progetto, ma di questo vi parleremo un’altra volta…

 

Da sinistra: Malì Scarcella, Monica Gussoni e Enrica Orlandi

Enrica Orlandi: Responsabile dell’Ufficio Organizzazione e Sviluppo Risorse Umane, Università Ca’ Foscari Venezia.

Monica Gussoni: Dirigente dell’Area Risorse Umane, Università Ca’ Foscari Venezia

Malì Scarcella: HR Specialist Ufficio Organizzazione e Sviluppo Risorse Umane, Università Ca’ Foscari Venezia.

E-mail: mali.scarcella@unive.it

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