Start-up della Comunità di pratica e apprendimento dei SUAP del FVG

Lo Sportello Unico per le Attività Produttive, SUAP, è uno strumento di semplificazione amministrativa istituito già dal 1998 e rimodellato nella forma che conosciamo noi oggi dal DPR 160/2010. Lo scopo era quello di creare all’interno del Comune, ovvero l’ente più vicino ai bisogni della collettività, un unico interlocutore istituzionale per soddisfare le richieste amministrative di cittadini, imprese ed enti del terzo settore coinvolti in qualunque procedimento riguardante attività e impianti produttivi di beni e servizi.

Tuttavia, la normativa che regola il SUAP non prevede una struttura definita per l’organizzazione di questo servizio: il risultato è stato che, negli anni, all’interno della Regione Friuli Venezia Giulia, sono nati uffici SUAP di diversa natura e dimensione, caratterizzati da competenze eterogenee. Alcune amministrazioni hanno ritenuto strategico affidare il servizio ad un ufficio dedicato che, a volte anche in forma associata, gestisce i procedimenti di uno o più Comuni; altre hanno identificato il Responsabile SUAP nel Responsabile dell’ufficio Commercio o dell’ufficio Edilizia privata o della Polizia Locale. Infine, ci sono ancora situazioni residuali in cui il Responsabile SUAP corrisponde al Segretario Comunale.

Questa “confusione” organizzativa, derivante dall’assenza di un modello standardizzato, ha fatto emergere un fabbisogno formativo rilevato da parte di COMPA FVG, Fondazione ed ente strumentale di ANCI FVG. Per rispondere a questa esigenza, COMPA insieme a due formatori pubblici, Eva Benetti (Responsabile SUAP Comunità Collinare del Friuli) e Monica Feletig (Gruppo Tecnico SUAP Regione FVG), ha strutturato un percorso di formazione dal titolo “Una corretta gestione del servizio SUAP: procedure amministrative interne e la relazione con gli altri Servizi Comunali”. Gli incontri online, finanziati dal Piano Formativo NextPA 2022, hanno permesso ai 26 partecipanti provenienti da tutta la Regione di confrontarsi su alcuni temi di interesse comune, sollevando punti di vista diversi in un clima di positivo scambio di idee ed arricchimento reciproco.

“Ci siamo resi conto di quanto ciascuno di noi operasse in maniera diversa, a discapito dei cittadini e dei relativi procedimenti. Da qui, la necessità di standardizzare e mettere a fattor comune almeno le procedure più complicate”. ^[1]Francesco del Negro, Responsabile SUAP della Comunità di Montagna della Carnia e 24 Comuni associati

È emersa in modo spontaneo l’esigenza di organizzare delle occasioni strutturate, non saltuarie, di incontro tra responsabili e operatori SUAP, esperti di dominio e stakeholder, attrezzando uno spazio fisico e virtuale per condividere esperienze e buone pratiche, nell’ottica della semplificazione e standardizzazione dei processi di lavoro a livello regionale e dell’efficientamento del servizio di ciascun ente. Nasce così l’idea di dar vita ad una Comunità di pratica e apprendimento dei SUAP del FVG!

Il progetto di Start-up della Comunità ha visto una serie di incontri preliminari di progettazione che hanno coinvolto un Project Manager di ComPA FVG, il gruppo tecnico SUAP della Regione FVG composto da un team interdisciplinare di esperti, due esperte PNRR coinvolte nei processi di semplificazione per reingegnerizzare e digitalizzare i SUAP del FVG, tre Responsabili SUAP comunali individuati fin da subito come facilitatori della Comunità. Il primo passo è stato fare un’analisi del contesto, delle esigenze e delle aspettative. Ciò ha permesso di identificare una serie di obiettivi e modalità che hanno dato il via all’organizzazione del primo incontro “ufficiale” con l’intera Comunità.

Fin dal kick-off meeting sono emersi dei formidabili valori comuni a tutti i partecipanti: l’accoglienza e l’assenza di giudizio, la disponibilità verso la condivisione senza reticenze, il confronto proficuo attraverso l’ascolto attivo e la comunicazione efficace, il rispetto di tutte le posizioni e le persone senza la volontà di prevaricare sugli altri, il contribuire in maniera solidale e gratuita per il bene collettivo, la propositività e l’impegno costante. Questi valori (non regole da seguire, ma tratti distintivi dell’agire) sono stati raccolti e inseriti all’interno di una Carta dei Valori firmata da tutti i membri, che ha siglato la costituzione “formale” della Comunità di pratica e apprendimento dei SUAP del FVG a dicembre 2022.

A quasi un anno di distanza dal primo incontro, la Comunità è passata da 21 partecipanti a 62 membri, che rappresentano 95 Comuni del Friuli Venezia Giulia ^[2]Il Friuli Venezia Giulia conta 215 Comuni.. Sono state organizzate più di 50 ore di attività, tra incontri online e in presenza, con almeno 1 incontro al mese. Inoltre, la Comunità si è subito resa conto che l’esigenza di confronto era veramente molto alta e gli incontri in modalità sincrona non erano sufficienti. Al fine di aumentare le possibilità di scambio tra i membri, è stata creata una piattaforma online al cui interno, oltre ad archiviare i materiali prodotti e documenti utili, trova spazio un Forum online dove poter sottoporre domande a tutti i colleghi su questioni urgenti e pratiche. In questo modo le competenze e le esperienze specifiche di ciascuno vengono valorizzate e diventano patrimonio comune.

“All’interno dello spazio del Forum online non abbiamo paura di fare domande che, ai più esperti, possono sembrare anche banali. In realtà, se approfondite possono far riflettere su sfaccettature non ancora esplorate”. ^[3]Michela Leonetti, facilitatore della Comunità SUAP e operatore SUAP del Comune di Grado

Tra gli obiettivi del 2022 raggiunti emergono:

• una comprensione, condivisa da tutti i membri, del ruolo del SUAP e della sua composizione organizzativa variegata, con le implicazioni che ne conseguono;
• la conoscenza delle mappature AgID relative ai processi di Conferenza di Servizi;
• la creazione di una modulistica standardizzata per l’indizione della Conferenza di Servizi;
• la costituzione di un gruppo eterogeneo disposto a lavorare e ad apprendere insieme;
• la predisposizione di un programma formativo per i neoassunti nei SUAP della Regione.

Il 2023, invece, ha visto come tema caldo di discussione e confronto il rinnovo delle concessioni delle aree pubbliche. Tra gli obiettivi operativi già raggiunti dalla Comunità si annoverano la condivisione di un “Regolamento tipo” e la standardizzazione di una lista di criteri che verranno inseriti all’interno del modello di bando per il rinnovo delle concessioni, ovvero il prossimo out-put che la Comunità si è data come obiettivo. Questo documento verrà messo a disposizione di tutti i Comuni del FVG, non solamente dei membri della Comunità di pratica e apprendimento.

Tra gli elementi di forza di questa viva Comunità spicca l’apprendimento tra pari: ciascuno porta la propria esperienza e il proprio bagaglio di conoscenze mettendolo a disposizione di tutti i membri, che possono così accrescere le proprie competenze. Come in un cerchio che non si chiude mai, ma anzi viene continuamente alimentato, queste competenze vengono, poi, trasmesse all’interno dell’Ente di appartenenza e del proprio gruppo di lavoro, favorendo la crescita di una rete sempre più capillare sul territorio. Tuttavia, ciò non sarebbe possibile se alla base non fosse presente una fortissima proattività e voglia di condivisione, anche al di fuori dei momenti più operativi! In occasione di ciascun incontro in presenza, infatti, vengono organizzati dei momenti conviviali: un pranzo insieme e delle brevi visite sul territorio dell’Ente ospitante. Di volta in volta, a rotazione, un Comune accoglie la Comunità progettando gli incontri insieme ai facilitatori e mettendo a disposizione i propri spazi. Una buona pratica che consolida i legami tra le persone favorendo delle dinamiche di gruppo positive che, tuttavia, non si fermano al momento conviviale, ma vengono di conseguenza riportate e applicate anche nei momenti di operatività. Perché oggi, più che mai, ripartire dalle persone è la chiave per affrontare sfide vecchie e nuove interpretando correttamente il ruolo di civil servant.

Giulia Chetta

Project Manager di COMPA FVG, Responsabile Area Servizi alle Persone, si occupa di progettare e coordinare, insieme ad un team di lavoro, le attività di formazione centralizzata destinate ai dipendenti e amministratori degli enti locali del Friuli Venezia Giulia, inserite all’interno del Piano Formativo strategico NextPA finanziato dalla Regione FVG.

E-mail: g.chetta@compa.fvg.it